Polen treibt sein obligatorisches E-Rechnungssystem KSeF trotz Forderungen nach Verzögerungen voran. Das Finanzministerium hat bestätigt, dass die Einführung wie geplant erfolgen wird. Unternehmen müssen sich gemäß den festgelegten Fristen auf das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) vorbereiten.
Die größten Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN werden das System am 1. Februar 2026 als erste einführen. Alle anderen Unternehmen, auch solche, die nicht für die Mehrwertsteuer registriert sind, folgen zwei Monate später. Kleinere Steuerzahler mit Rechnungen von geringem Wert werden ab Anfang 2027 einbezogen.
Die logische Struktur und API von KSeF 2.0 werden im Juni veröffentlicht. Open-API-Tests sollen im September beginnen, wobei Unternehmen und Steuerbüros im November Zugang erhalten. Dies lässt den Unternehmen nur wenig Zeit für Tests und Implementierung vor den obligatorischen Terminen.
Das Finanzministerium wird Unternehmen zwar nicht für Fehler während der anfänglichen Implementierungsphase im Jahr 2026 bestrafen, jedoch werden ab dem 1. Januar 2027 Strafen verhängt. Die Strafen richten sich gegen Unternehmen, die Rechnungen in nicht konformen Programmen ausstellen, Rechnungen, die nicht dem KSeF-Schema entsprechen, oder Rechnungen, die verspätet an das System übermittelt werden. Die Möglichkeit, Rechnungen Anhänge hinzuzufügen, ist ein wichtiges Merkmal.
Experten fordern Unternehmen auf, jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen. Dazu gehört die Überprüfung der Kompatibilität ihrer Abrechnungssysteme und die Organisation von Aufgaben für die Mitarbeiter. Steuerbüros sollten entscheiden, ob sie Rechnungen von KSeF im Namen ihrer Mandanten entgegennehmen werden.
Die Vorbereitung auf KSeF ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance, Buchhaltungsprozesse zu rationalisieren. Es verbessert auch den Informationsfluss zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang.