Polen gaat door met zijn verplichte e-facturatiesysteem, KSeF, ondanks oproepen tot uitstel. Het Ministerie van Financiën heeft bevestigd dat de uitrol volgens schema zal verlopen. Bedrijven moeten zich voorbereiden op het Nationale e-Factuursysteem (KSeF) volgens de vastgestelde deadlines.
De grootste bedrijven, met een omzet van meer dan 200 miljoen PLN, zullen het systeem als eerste adopteren op 1 februari 2026. Alle andere bedrijven, inclusief degenen die niet geregistreerd zijn voor btw, zullen twee maanden later volgen. Kleinere belastingbetalers met facturen van lage waarde worden vanaf begin 2027 opgenomen.
De KSeF 2.0 logische structuur en API worden in juni gepubliceerd. Open API-tests staan gepland om in september te beginnen, waarbij bedrijven en accountantskantoren in november toegang krijgen. Dit geeft bedrijven beperkte tijd voor testen en implementatie vóór de verplichte datums.
Hoewel het Ministerie van Financiën bedrijven niet zal straffen voor fouten tijdens de initiële implementatiefase in 2026, zullen er vanaf 1 januari 2027 wel sancties worden toegepast. Sancties zullen gericht zijn op bedrijven die facturen uitgeven in niet-conforme programma's, facturen die niet voldoen aan het KSeF-schema of facturen die te laat in het systeem worden ingediend. De mogelijkheid om bijlagen aan facturen toe te voegen is een belangrijke functie.
Experts dringen er bij bedrijven op aan om nu te beginnen met de voorbereidingen. Dit omvat het verifiëren van de compatibiliteit van hun facturatiesystemen en het organiseren van taken voor werknemers. Accountantskantoren moeten beslissen of ze namens hun klanten facturen van KSeF zullen ontvangen.
Voorbereiden op KSeF is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om de boekhoudprocessen te stroomlijnen. Het verbetert ook de informatiestroom tussen bedrijven en hun klanten. Vroegtijdige voorbereiding is essentieel voor een vlotte overgang.